Häufig gestellte Fragen

OrderInvoicer verbindet Ihre Vertriebskanäle mit Ihrer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Es wandelt Bestellungen in Dokumente um und automatisiert unterstützte Abläufe wie Erstattungen und Zahlungsaktualisierungen. Die verfügbaren Funktionen hängen von den verbundenen Anwendungen und Ihrem Tarif ab.

Wählen Sie auf unserer Website einen Vertriebskanal und eine Rechnungssoftware und öffnen Sie die Seite für diese Kombination. Dort sehen Sie die Abläufe und ob der Connector bereits installierbar oder noch geplant ist. Eine aufgeführte Anwendung bedeutet nicht, dass jede Kombination schon verfügbar ist.

Wählen Sie Vertriebskanal und Zielsoftware, folgen Sie den Verbindungsanleitungen und konfigurieren Sie die benötigten Abläufe. Prüfen Sie eine erste Bestellung und das erzeugte Dokument, bevor Sie weitere Automatisierungen aktivieren. Shopify- und Wix-Apps werden über den jeweiligen Marktplatz installiert.

Sie benötigen die Berechtigung, Integrationen in beiden Anwendungen zu autorisieren. Einige Anbieter setzen außerdem einen Tarif mit API-Zugriff voraus. Lesen Sie die Anleitung Ihrer Software. Wird die Autorisierung abgelehnt, prüfen Sie Konto, Unternehmen und Berechtigungen vor einem neuen Versuch.

Ja. Im Pennylane-Verbindungsschritt können Sie einen Link erzeugen, über den Ihr Steuerberater den Unternehmenszugriff autorisiert. Dafür benötigt er kein OrderInvoicer-Konto. Ob Sie selbst autorisieren können, hängt von Ihrem Pennylane-Abonnement ab. Die Verbindungsanleitung erklärt die Möglichkeiten.

Sie können mehrere Connectors in Ihrer Organisation verwalten. Jeder hat eine eigene Quelle, ein Ziel, eigene Abläufe und einen Abonnementkontext. Prüfen Sie den Tarif jeder Verbindung, statt davon auszugehen, dass ein Abonnement alle Shops abdeckt.

Öffnen Sie die Seite für Shopify und Ihre Rechnungssoftware und folgen Sie dem Shopify-App-Store-Link. Installieren Sie die passende App und autorisieren Sie den richtigen Shop. Ist die Kombination noch geplant, nutzen Sie die Warteliste. Die App einer anderen Zielsoftware stellt diese Verbindung nicht her.

Installieren Sie die App Ihrer Zielsoftware im Wix App Market und verbinden Sie Ihr Rechnungskonto. Wix verwaltet das Abonnement und die verfügbaren Tarife. Preise und Abonnementänderungen finden Sie im Marktplatzangebot.

Folgen Sie der PrestaShop-Anleitung zur Zugriffsverwaltung und Installation des erforderlichen Moduls. Prüfen Sie die Erreichbarkeit des Shops und das zur Anleitung passende Modul. Prüfen Sie den bestehenden PrestaShop-Rechnungsprozess, bevor Sie automatische Rechnungen in einer anderen Software aktivieren.

Autorisieren Sie gemäß WooCommerce-Anleitung den API-Zugriff auf den richtigen Shop. Die API muss von außen erreichbar sein. Sicherheitsplugins, Weiterleitungen oder Hosting-Regeln können sie blockieren. Lesen Sie bei Fehlern zuerst die Anleitung zur Erreichbarkeit, bevor Sie Zugangsdaten neu erzeugen.

Das autorisierende Sellsy-Konto benötigt Zugriff auf die Ressourcen Ihrer Abläufe. Eine Administratorrolle allein löst nicht jedes API-Berechtigungsproblem. Prüfen Sie die Sellsy-Berechtigungsanleitung und das bei der Verbindung gewählte Unternehmen.

Prüfen Sie Odoo-URL, Datenbank, Benutzer und API-Zugriff gemäß Installationsanleitung. Eine neue Datenbank oder ein widerrufener Schlüssel kann eine neue Verbindung erfordern. Bei abgelehnten Zugangsdaten prüfen Sie diese Angaben und die Kompatibilität Ihrer Odoo-Konfiguration vor dem nächsten Versuch.

Der Auslöser des Ablaufs bestimmt die Umwandlung, etwa bei Bestellung, Zahlung oder Versand. Verfügbare Auslöser hängen vom Tarif ab. Das Einlesen einer Bestellung und die Rechnungserstellung sind getrennte Schritte. Eine importierte Bestellung kann noch auf ihren Auslöser oder eine erforderliche Einstellung warten.

Ja. In den Einstellungen für historische Importe wählen Sie einen früheren Zeitraum und verfolgen den Fortschritt. Selbstständige historische Importe erfordern Launch oder höher, ein aktives Abonnement und genügend Credits. Prüfen Sie Zeitraum und vorhandene Rechnungen, damit dieselben Verkäufe nicht in zwei Systemen fakturiert werden.

Prüfen Sie Erfassungszeitraum, Verbindung, Auslöser, Filter und verfügbare Credits. Ist die Bestellung vorhanden, prüfen Sie Umwandlungsstatus und Fehlerdetails. Ein Entwurf, fehlende Nummerierung oder eine nicht erfüllte Zahlungs- oder Versandbedingung kann das erwartete endgültige Dokument verhindern.

Beheben Sie zuerst die angezeigte Ursache, etwa abgelaufenen Zugriff, fehlende Daten oder verbrauchte Credits. Nutzen Sie dann die verfügbare Synchronisierungs- oder Umwandlungsaktion am betroffenen Eintrag. Bei erneutem Fehler senden Sie dem Support Connector, Bestellreferenz und Fehlermeldung, aber keine Passwörter oder API-Schlüssel.

Prüfen Sie vor Aktivierung eines Ablaufs oder historischen Imports, ob eine andere App oder ein Marktplatz diese Verkäufe bereits fakturiert. Konfigurieren Sie unterstützte Ausschlüsse und verwenden Sie je Verkauf einen Rechnungsprozess. Bei Duplikaten sollte der Support zuerst die verknüpften Dokumente prüfen, bevor Sie etwas löschen oder neu erstellen.

Prüfen Sie, ob der Ablauf Entwürfe oder endgültige Dokumente erstellen soll. Die Finalisierung kann eine Nummerierung oder weitere Einstellungen in Ihrer Rechnungssoftware erfordern. Die Zahlungssynchronisierung benötigt gegebenenfalls ein validiertes Dokument. Ein Entwurf kann daher auch erklären, warum eine Rechnung nicht als bezahlt markiert wird.

Aktivieren Sie bei unterstützten Zielsystemen den Ablauf von Erstattungen zu Gutschriften. Erstattungen werden entsprechend diesem Ablauf und den Shop-Daten umgewandelt. Prüfen Sie Teilerstattungen und Versandkorrekturen anhand eines Beispiels, bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen.

Die Fakturierung von Shopify-Bestelländerungen wird für Pennylane und Sellsy unterstützt, wenn Ablauf und Tarif dies erlauben. Die Verarbeitung hängt vom bestehenden Dokument und der Änderung ab; endgültige Rechnungen werden nicht einfach überschrieben. Erstattungen verwenden den Gutschriftenablauf. Prüfen Sie die erzeugten Dokumente in OrderInvoicer, besonders bei Teiländerungen.

Die Zuordnung hängt vom Zielsystem und seinen Kundeneinstellungen ab, beispielsweise nach E-Mail oder Name, sofern verfügbar. Prüfen Sie die gewählte Regel und die Rechnungsdaten des Shops. Käufer mit unterschiedlichen E-Mails werden nicht zwingend einem Unternehmen zugeordnet; bestehende Kundendaten werden auch nicht immer vollständig überschrieben.

Der automatische Versand ist für unterstützte Zielsysteme und entsprechende Tarife verfügbar. Aktivieren Sie ihn im Ablauf und prüfen Sie Empfänger, Dokumentstatus und E-Mail-Einstellungen der Zielsoftware. Eine erstellte Rechnung wurde nicht automatisch auch versendet.

Verwenden Sie den Rechnungslink in den Bestellmetadaten oder die Download-Erweiterung Ihrer installierten App. Das Dokument und sein gespeicherter Link müssen vorhanden sein; der Metadatenzugriff hängt vom Tarif ab. Folgen Sie der Anleitung für klassische oder neue Kundenkonten und prüfen Sie, ob Ihre App den Block bereitstellt.

Das hängt vom Zahlungsmodus und Zielsystem ab. Sie können die Synchronisierung deaktivieren oder, soweit unterstützt, den Bezahlt-Status übernehmen. Sellsy unterstützt zusätzlich einzelne Zahlungen. Entwürfe müssen eventuell zuerst validiert werden. Der Bezahlt-Status einer Rechnung ist vom Abgleich einer Bankauszahlung getrennt.

Vergleichen Sie den Auszahlungsbericht mit den zugehörigen Zahlungen, Erstattungen und Gebühren statt mit einer einzelnen Bestellung. Die für OrderInvoicer verfügbaren Daten und Abgleichmöglichkeiten hängen von Anbieter und Buchhaltungsziel ab. Prüfen Sie die Abläufe Ihrer Verbindung, bevor Sie einen automatischen Abgleich jeder Bankgutschrift voraussetzen.

Eine Auszahlung kann mehrere Verkäufe, Erstattungen und abgezogene Gebühren zusammenfassen. Bei einem kompatiblen Abgleich, etwa Shopify Payments mit Pennylane, prüfen Sie die Transaktionen in der Auszahlungsansicht und gleichen den Nettobetrag ab. Der Vergleich einer Bankgutschrift mit einer einzelnen Rechnung berücksichtigt diese Anpassungen nicht.

Unterstützte Connectors bieten in den Buchhaltungseinstellungen Zuordnungsregeln, etwa nach Umsatzsteuersatz, Zeilentyp oder Produktreferenz. Buchungssatz-Abläufe und Gruppierungen hängen von Zielsystem und Tarif ab. Stimmen Sie die Zuordnung mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Sie einen vollständigen Zeitraum verarbeiten.

OrderInvoicer verwendet Bestell- und Kundendaten der Quellanwendung mit zielspezifischer Zuordnung. Prüfen Sie Rechnungsdaten, Umsatzsteuer-IDs und konfigurierte Metadaten im Shop sowie die Steuerzuordnung in der Rechnungssoftware. Fehlende Quelldaten lassen sich nicht zuverlässig aus einem Kundennamen ableiten.

In den entsprechenden Abläufen sind Filter nach Kundentyp verfügbar. Prüfen Sie, wie der Connector Geschäftskunden anhand Ihrer Plattformdaten erkennt, und testen Sie eine Geschäfts- und eine Privatkundenbestellung. Diese Filter allein garantieren nicht, dass mehrere Käufer einem Unternehmen zugeordnet werden.

Prüfen Sie die Ausschlussfilter Ihres Connectors, bevor Sie bereits anderweitig fakturierte Verkäufe verarbeiten. Unterstützte Kriterien hängen von Quelle und Ablauf ab. Eine eigene Tag- oder Kanalregel wird nicht automatisch unterstützt. Fehlt der benötigte Filter, kontaktieren Sie den Support vor Aktivierung des Ablaufs.

Das Layout wird hauptsächlich in Ihrer Rechnungssoftware verwaltet. Einige Connectors erlauben zusätzlich die Auswahl von Dokumentvorlagen. Lesen Sie die Anleitung des Zielsystems und prüfen Sie ein erzeugtes Dokument auf Logo, Pflichtangaben und Positionsbeschreibungen.

Produktabläufe hängen von Zielsystem und Tarif ab. Die Zuordnung kann SKU-Referenzen verwenden; konsistente Referenzen helfen, Duplikate zu vermeiden. Produkterstellung, Preisänderungen und Lagerbewegungen sind getrennte Vorgänge. Die Aktivierung eines Vorgangs aktiviert nicht automatisch die anderen.

Bestandsabgleich ist nur für unterstützte Kombinationen und Abläufe verfügbar. Ein Connector für Rechnungen synchronisiert nicht zwangsläufig auch Bestand oder Preise in beide Richtungen. Prüfen Sie die Abläufe Ihrer Kombination und legen Sie vor Aktivierung fest, welche Anwendung den maßgeblichen Bestand führt.

Ein synchronisierter Eintrag verbraucht einen Credit. Eine Rechnung und eine Zahlung verbrauchen beispielsweise zwei Credits. Andere aktivierte Abläufe wie Produkte können zusätzlichen Verbrauch verursachen: Eine Bestellung entspricht also nicht immer einem Credit. Nutzen Sie die Verbrauchsansicht und den Tarif Ihrer Kombination zur Bedarfsschätzung.

Wählen Sie auf der Preisseite beide Anwendungen, um das passende Connector-Angebot zu sehen. Vergleichen Sie benötigte Abläufe und erwarteten Credit-Verbrauch. Preise, Kontingente und Funktionen hängen von Kombination und Abrechnungskanal ab. Wix-Tarife werden im Wix-Marktplatz verwaltet.

Prüfen Sie vor der Tarifaktivierung das Testangebot auf der Connector-Seite oder im Marktplatz. Berechtigung und Abrechnung werden über den jeweiligen Abonnementkanal verwaltet. Ein Tarifwechsel startet nicht zwingend eine neue Testphase. Prüfen Sie die Bestätigung und das nächste Abrechnungsdatum.

Verwenden Sie die Verwaltung Ihres Abrechnungskanals: Shopify oder Wix für Marktplatz-Abonnements, den OrderInvoicer-Abrechnungsbereich für direkte Abonnements. Prüfen Sie Wirksamkeitsdatum und Abläufe des neuen Tarifs. Bleibt der Zugang nach erfolgreicher Zahlung inaktiv, kontaktieren Sie den Support mit der Abrechnungsreferenz.

Prüfen Sie Unternehmen oder Shop, API-Berechtigungen, Zugangsdaten und Tarifanforderungen des Anbieters. Bei selbst gehosteten Shops prüfen Sie auch die Erreichbarkeit von Website und API. Folgen Sie der Verbindungsanleitung. Teilen Sie dem Support die Fehlermeldung mit, niemals Passwort oder API-Geheimnis.

Senden Sie eine Supportanfrage aus Ihrem Konto mit den Anwendungen, der betroffenen Bestell- oder Dokumentreferenz und dem angezeigten Fehler. Beschreiben Sie erwartetes und tatsächliches Ergebnis. Für Fragen vor der Installation können Sie auch das Kontaktformular der Website nutzen.